Электронная транспортная накладная с 1 сентября 2026 года: правила оформления ЭТрН для всех участников перевозки

Актуально на 30 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года в России изменился порядок оформления документов при автомобильной перевозке грузов. Если между сторонами заключается договор перевозки груза, транспортная накладная по общему правилу должна оформляться в электронном виде — в форме ЭТрН.

Изменения затрагивают не только транспортные компании. На практике с электронной транспортной накладной сталкиваются практически все организации и индивидуальные предприниматели, которые отправляют товар, привлекают стороннего перевозчика или принимают груз.

ЭТрН формируется не как один отсканированный документ или PDF-файл. Это последовательность электронных файлов обмена — так называемых титулов. Каждый участник перевозки заполняет и подписывает свою часть документа на соответствующем этапе перевозки.

В стандартной схеме участвуют три стороны:

грузоотправитель → перевозчик → грузополучатель.

Грузоотправитель начинает оформление ЭТрН, перевозчик подтверждает приём груза, грузополучатель фиксирует его получение, после чего перевозчик завершает документ.

С какой даты ЭТрН стала обязательной

Обязательное оформление электронных перевозочных документов действует с 1 сентября 2026 года.

Основание — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, которым изменён порядок оформления перевозочных и экспедиторских документов.

Для автомобильных грузоперевозок в электронный формат по общему правилу переведены:

• транспортная накладная;
• заказ на перевозку;
• заявка на перевозку.

Одновременно обязательный электронный формат введён для ряда железнодорожных, авиационных и транспортно-экспедиционных документов.

При этом путевой лист имеет другой режим: он может оставаться бумажным либо оформляться электронно.

Важное отличие: когда ЭТрН вообще нужна

Не всякое перемещение товара требует транспортной накладной.

Главный критерий — наличие договора перевозки груза.

Если компания везёт собственный груз собственным автомобилем, договора перевозки с самой собой не возникает.

В таком случае транспортная накладная, а следовательно и ЭТрН, не требуется.

Например:

ООО перевозит собственным грузовым автомобилем контейнерное оборудование с одного своего объекта на другой.

Если перевозчиком является само ООО и отдельный договор перевозки отсутствует, ЭТрН по этому основанию не оформляется.

Другая ситуация:

компания нанимает стороннюю транспортную организацию для перевозки своего груза.

Здесь возникает договор перевозки, поэтому применяется транспортная накладная и, если нет предусмотренного законом исключения, с 1 сентября 2026 года — электронная транспортная накладная.

Где оформляется ЭТрН

Важный практический момент: компания не подключается непосредственно к ГИС ЭПД.

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов.

Работа бизнеса осуществляется через аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов — оператора ИС ЭПД.

То есть схема выглядит так:

Компания → оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД.

Грузоотправитель может работать с одним оператором, перевозчик — с другим, грузополучатель — с третьим.

Операторы обмениваются документами между собой через роуминг.

Поэтому всем трём компаниям необязательно покупать услуги одного и того же сервиса.

Как подключиться к ЭТрН

Перед первой электронной перевозкой компании необходимо подготовить инфраструктуру.

Практически это означает:

1. Выбрать оператора ИС ЭПД из реестра аккредитованных Минтрансом операторов.
2. Заключить договор с оператором.
3. Получить доступ к веб-интерфейсу либо интегрировать ЭТрН со своей учётной системой.
4. Настроить электронные подписи.
5. Оформить машиночитаемые доверенности сотрудникам, которые будут подписывать документы от имени организации.
6. Завести в системе сотрудников, логистов и при необходимости водителей.
7. Проверить возможность роуминга с операторами основных контрагентов.
8. Провести тестовую перевозку.

ЭТрН можно формировать непосредственно в сервисе оператора или автоматически из 1С, ERP, TMS либо другой информационной системы при наличии соответствующей интеграции.

Какая электронная подпись нужна

ЭТрН подписывается электронной подписью.

Руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель может использовать свою квалифицированную электронную подпись.

Если документ подписывает сотрудник организации, на практике требуется его электронная подпись и машиночитаемая доверенность — МЧД, подтверждающая полномочия действовать от имени компании.

Для отдельных действий водителя правила допускают использование простой электронной подписи или другого предусмотренного системой способа подтверждения, после чего соответствующая информация подтверждается перевозчиком.

Конкретная техническая реализация зависит от оператора ИС ЭПД.

Из чего состоит ЭТрН

В обычной перевозке используются четыре основных обязательных файла обмена.

Для удобства их часто называют титулами:

Кроме них существуют дополнительные файлы обмена, которые используются, например, при изменении стоимости, переадресации груза или замене автомобиля/водителя.

Рассмотрим обязанности каждой стороны подробнее.

Т1 — что заполняет грузоотправитель

Если договором перевозки не предусмотрено иное, транспортную накладную составляет грузоотправитель.

Именно грузоотправитель запускает цепочку ЭТрН.

В первом титуле указываются основные сведения о перевозке.

Сведения о сторонах

Необходимо корректно указать:

• грузоотправителя;
• перевозчика;
• грузополучателя;
• при необходимости иных участников.

Особенно важно проверить ИНН, наименование юридического лица и идентификаторы компаний в системе оператора.

Ошибка в контрагенте может привести к тому, что следующий участник просто не получит свой титул.

Сведения о договоре перевозки

Указывается информация, позволяющая идентифицировать отношения сторон:

• договор;
• заказ;
• заявка;
• иные предусмотренные условия перевозки.

Если перевозка оформлялась через электронный заказ или заявку, часть данных может автоматически переноситься в ЭТрН.

Место погрузки

Адрес места погрузки — обязательный реквизит.

Следует указывать фактический адрес, где груз передаётся перевозчику.

Это особенно важно для компаний, имеющих несколько складов или терминалов.

Юридический адрес организации вместо фактической точки погрузки указывать неправильно, если груз физически передаётся в другом месте.

Место выгрузки

Указывается фактическое место, куда перевозчик должен доставить груз.

При наличии пропускного режима, номера склада или терминала дополнительные сведения удобно указывать в предусмотренных оператором полях или комментариях.

Сведения о грузе

Необходимо максимально точно указать:

• наименование груза;
• количество грузовых мест;
• упаковку;
• маркировку;
• массу;
• при необходимости объём;
• сопроводительные документы;
• специальные требования к перевозке.

Для контейнерных перевозок особенно важно корректно указывать массу.

В установленных правилами случаях масса груза определяется обязательно.

Сведения о транспортном средстве и водителе

В ЭТрН отражаются сведения об автомобиле и водителе, поданных под погрузку.

Данные могут передаваться грузоотправителю перевозчиком заранее и автоматически попадать в документ через заказ-заявку или интеграцию.

Перед подписанием важно сверить фактически приехавший автомобиль с указанным в системе.

Если приехала другая машина, данные необходимо корректно изменить в предусмотренном порядке.

Фактические обстоятельства погрузки

В ЭТрН фиксируются реальные обстоятельства передачи груза:

• дата;
• время;
• место;
• количество;
• иные сведения, имеющие значение для перевозки.

После проверки грузоотправитель подписывает свой файл обмена электронной подписью.

После этого информация передаётся оператором в ГИС ЭПД и становится доступной следующим участникам.

Т2 — что заполняет перевозчик при погрузке

После получения груза перевозчик оформляет свою часть документа.

Перевозчик подтверждает, что принял груз к перевозке.

Здесь особенно важно, чтобы перевозчик не подписывал документ автоматически, если фактические обстоятельства отличаются от сведений грузоотправителя.

Что проверяет перевозчик

До подписания необходимо проверить:

• фактическое количество грузовых мест;
• состояние груза и упаковки;
• маркировку;
• массу — в предусмотренных правилами случаях;
• наличие пломб;
• сведения об автомобиле;
• сведения о водителе;
• время погрузки;
• специальные условия перевозки.

Если перевозчик обнаружил расхождения, их следует зафиксировать в ЭТрН.

Что делать при повреждённой упаковке

Если уже при погрузке видно повреждение:

• упаковки;
• паллеты;
• контейнера;
• груза;
• пломбы,

перевозчику следует зафиксировать это до подтверждения приёмки.

Электронная подпись перевозчика подтверждает обстоятельства, существовавшие в момент принятия груза.

Именно поэтому формальное подписание без проверки может впоследствии создать проблемы при споре о повреждении или недостаче.

Что должен сделать водитель

Водитель является фактическим участником перевозки, но юридически перевозчиком является организация или ИП, выполняющие перевозку.

В зависимости от применяемой системы водитель получает ЭТрН в мобильном приложении либо другом интерфейсе оператора.

Водитель должен иметь возможность:

• подтвердить действия при погрузке;
• предъявить сведения об ЭТрН при дорожной проверке;
• подтвердить действия при выгрузке;
• фиксировать предусмотренные системой события.

Нужно ли возить распечатанную ЭТрН

Общий смысл электронного документооборота как раз заключается в отсутствии необходимости возить бумажный оригинал электронной накладной.

При проверке сведения могут подтверждаться с помощью QR-кода, позволяющего инспектору получить данные электронного документа.

Поэтому компания должна заранее проверить, что водитель:

• авторизован в приложении;
• умеет открыть нужную перевозку;
• знает, где находится QR-код;
• понимает порядок действий при отсутствии связи.

Минтранс совместно с МВД выпустил отдельную памятку для водителей по проверке электронных перевозочных документов на дороге.

Т3 — что заполняет грузополучатель

После прибытия автомобиля грузополучатель принимает груз и заполняет свою часть ЭТрН.

Главное правило здесь такое же:

подписывать следует фактические обстоятельства, а не то, что ожидалось по документам.

Что проверяет грузополучатель

При приёмке необходимо сверить:

• количество грузовых мест;
• состояние упаковки;
• пломбы;
• состояние контейнера, если это имеет значение;
• видимые повреждения;
• массу или количество — когда это предусмотрено;
• соответствие полученного груза документам.

Если груз принят полностью и без замечаний

Грузополучатель фиксирует факт нормальной приёмки и подписывает титул.

После этого информация направляется перевозчику для завершения перевозки.

Если есть недостача или повреждение

Не следует сначала подтверждать «всё принято», а потом пытаться исправлять документы.

Расхождения необходимо фиксировать непосредственно на этапе приёмки.

Например:

• принято 19 грузовых мест вместо 20;
• повреждена упаковка;
• нарушена пломба;
• имеются видимые повреждения товара;
• часть груза не принята.

Эти сведения становятся частью цифровой истории перевозки и имеют значение при последующих претензиях.

Если получатель отказывается принимать груз

Отказ или неполная приёмка также фиксируются электронно.

После этого может потребоваться переадресация непринятого груза либо его возврат отправителю.

Для таких случаев предусмотрены дополнительные файлы обмена.

Т4 — что делает перевозчик после выгрузки

После оформления грузополучателем своей части перевозчик подтверждает выдачу груза.

Это завершающий основной этап ЭТрН.

Перевозчик фиксирует:

• факт передачи груза;
• обстоятельства выгрузки;
• замечания при наличии;
• окончание исполнения перевозки.

После оформления обязательных титулов основной электронный документооборот перевозки считается завершённым.

Что делать при изменении автомобиля или водителя

Отдельную новую ЭТрН создавать только из-за замены автомобиля не требуется, если перевозчик остаётся тем же.

Изменение транспортного средства или водителя отражается внутри существующей электронной перевозки соответствующим файлом обмена.

Это важно, например, при:

• поломке автомобиля;
• перегрузке;
• замене тягача;
• смене водителя;
• эстафетной перевозке.

Что делать при переадресации груза

Если в пути изменился:

• грузополучатель;
• адрес доставки;
• место выгрузки,

изменение также оформляется электронно.

Особенно часто такая ситуация возникает при:

• отказе получателя от груза;
• неполной приёмке;
• закрытии склада;
• изменении терминала;
• перенаправлении груза отправителем.

Не следует менять адрес только в мессенджере или по телефону и оставлять старые сведения в ЭТрН.

Документ должен отражать фактическую перевозку.

Можно ли исправить ЭТрН

Да.

Правила допускают внесение исправлений по инициативе участника информационного взаимодействия, кроме сведений, которые законодательством запрещено изменять.

Но есть важное ограничение:

просто удалить или аннулировать уже принятую ГИС ЭПД транспортную накладную нельзя.

Поэтому перед подписанием первого титула лучше внимательно проверить ключевые данные.

Можно ли сделать черновик заранее

Да, рабочую информацию можно предварительно подготовить в системе оператора, учётной системе или через механизм обмена черновиками.

Но неподписанный черновик сам по себе не является ЭТрН.

В ГИС ЭПД направляются уже соответствующие подписанные файлы обмена.

Удобный рабочий процесс выглядит так:

менеджер заранее создаёт карточку перевозки → заполняет груз и маршрут → перевозчик сообщает машину и водителя → данные проверяются при фактической подаче → уполномоченный сотрудник подписывает Т1.

Одна ЭТрН на несколько партий груза — можно ли

Можно, если одновременно выполняются условия:

• груз перевозится одним транспортным средством;
• один грузоотправитель;
• один грузополучатель;
• одно место погрузки;
• одно место выгрузки.

Если маршруты или получатели разные, потребуется разделение перевозок.

ЭТрН при перевозке контейнеров

Для контейнерной логистики особенно важно различать:

транспортную накладную на перевозимый груз и другие документы, сопровождающие операции с самим контейнерным оборудованием.

Если автомобильный перевозчик везёт гружёный контейнер по договору перевозки, общие требования к ЭТрН применяются в обычном порядке.

Необходимо корректно отражать сведения о грузе, массе, транспортном средстве, маршруте и сторонах перевозки.

Для терминалов и контейнерных операторов рекомендуется заранее согласовать с перевозчиками, клиентами и грузополучателями, кто именно выступает грузоотправителем в конкретной перевозке и кто имеет полномочия подписывать соответствующий титул.

Когда бумажная транспортная накладная всё ещё допускается

Электронный формат является общим правилом, но Минтранс предусмотрел специальные исключения.

Действующая на конец сентября 2026 года редакция приказа Минтранса № 262 предусматривает случаи, когда транспортная накладная может оформляться на бумаге.

В частности, к ним относятся отдельные перевозки:

• с участием определённых иностранных грузоотправителей или грузополучателей;
• при каботажных перевозках иностранными перевозчиками из государств ЕАЭС;
• для личных нужд физических лиц;
• при документально значимых технических сбоях;
• при отсутствии доступа в интернет в предусмотренных случаях;
• когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом;
• драгоценных металлов и камней;
• в отдельных специальных государственных режимах;
• специальных грузов;
• периодических печатных изданий;
• отдельных военных и специальных грузов;
• продукции военного и двойного назначения в предусмотренных случаях.

Перечень специальных случаев необходимо проверять по актуальной редакции приказа Минтранса России от 01.06.2026 № 262, поскольку уже в сентябре 2026 года он был дополнен приказом № 391.

Важный пример: грузоотправитель и грузополучатель — одна компания

Если сторонний перевозчик перевозит груз между объектами одной компании и грузоотправителем и грузополучателем является одно и то же лицо, действующий приказ Минтранса относит такую ситуацию к случаям, когда допускается бумажная транспортная накладная.

Если же компания перевозит собственный груз собственным автомобилем и договора перевозки вообще нет, транспортная накладная не требуется.

Это две разные ситуации, которые часто путают.

Есть ли переходный период до 1 марта 2027 года

Здесь особенно много неверной информации.

Юридически переходного периода нет

Федеральный закон № 140-ФЗ вступил в силу в соответствующей части 1 сентября 2026 года.

Минтранс прямо разъясняет:

дополнительного переходного периода законом не установлено.

То есть формально обязанность работать с ЭТрН уже действует.

Что тогда происходит до 1 марта 2027 года

Для адаптации бизнеса введён нештрафуемый период.

По официальной позиции Минтранса, до 1 марта 2027 года, если при проверке вместо обязательного электронного документа предъявлена бумажная транспортная документация, инспектор ограничивается устным замечанием.

Это принципиально не то же самое, что перенос обязательного перехода.

Поэтому логика:

«До марта 2027 года можно ничего не делать»

— неправильная.

Правильная логика:

«С 1 сентября 2026 года ЭТрН обязательна, а до 1 марта 2027 года государство предоставляет время на отладку процессов без штрафных санкций за предъявление бумаги вместо электронного документа».

Для компании этот период разумно использовать на настройку:

• операторов;
• электронных подписей;
• МЧД;
• роуминга;
• работы водителей;
• процессов погрузки;
• процессов приёмки;
• интеграции с 1С или TMS.

Ответственность за отсутствие ЭТрН

На 30 сентября 2026 года важно разделять собственно обязанность перейти на электронный формат и применяемый государством режим контроля.

До 1 марта 2027 года Минтранс официально заявляет о нештрафуемом режиме при предъявлении бумажных перевозочных документов вместо электронных.

Но это не освобождает участников перевозки от остальных обязанностей.

Например, переходный режим не означает, что можно:

• перевозить груз вообще без документов;
• указывать недостоверный груз;
• превышать допустимую массу;
• нарушать требования к опасным грузам;
• игнорировать документы на товар;
• не фиксировать существенные расхождения.

Также нужно учитывать гражданско-правовые и бухгалтерские риски.

Транспортная накладная подтверждает заключение и исполнение договора перевозки.

Если документ оформлен неправильно, возникают потенциальные сложности при:

• взыскании стоимости перевозки;
• доказательстве момента передачи груза;
• споре о повреждении;
• споре о недостаче;
• подтверждении расходов;
• предъявлении претензии перевозчику.

Поэтому даже в нештрафуемый период неправильный документооборот может создать коммерческие последствия.

Как ЭТрН проверяют на дороге

Водитель не обязан возить несколько бумажных экземпляров электронной накладной.

Информация доступна в цифровой системе.

Для проверки используется QR-код или другой предусмотренный механизм идентификации электронного документа.

Контрольно-надзорные органы получают сведения через ГИС ЭПД.

Поэтому до выпуска автомобиля в рейс перевозчику следует убедиться, что водитель умеет открыть документ на смартфоне или другом устройстве.

Что делать, если пропал интернет

Отсутствие мобильной связи само по себе не означает автоматическую остановку перевозки.

ГИС ЭПД и системы операторов предусматривают специальные механизмы работы при технических проблемах.

Минтранс отдельно предусмотрел исключения для случаев отсутствия доступа к интернету и зафиксированных сбоев информационной инфраструктуры.

Кроме того, данные могут временно накапливаться на стороне оператора и передаваться в государственную систему после восстановления соединения.

Однако обычное утверждение сотрудника «у меня не ловит интернет» не следует воспринимать как универсальное основание для оформления любой перевозки на бумаге.

Типичные ошибки при переходе на ЭТрН

Грузоотправитель не подключил грузополучателя

Отправитель готов оформлять ЭТрН, перевозчик готов, но склад получателя не умеет подписывать Т3.

В результате цифровая цепочка не может нормально завершиться.

В компании только одна КЭП директора

Директор физически не может подписывать сотни ежедневных перевозок.

Необходимо заранее определить ответственных сотрудников и оформить МЧД.

Неверно определена роль стороны

Продавец товара не всегда автоматически является грузоотправителем в смысле транспортного законодательства.

Роль зависит от конкретной схемы договора и перевозки.

Фактическая машина отличается от указанной

В заявку внесён один тягач, а на погрузку прибыл другой.

Информация должна соответствовать реальной перевозке.

Получатель подписывает документ до окончания приёмки

Если позднее обнаружится недостача, цифровая история уже содержит подтверждение приёмки без замечаний.

Все надеются на бумагу до марта 2027 года

Это одна из самых рискованных организационных ошибок.

Когда контрагенты массово перейдут на ЭТрН, компания без настроенного оператора, сотрудников, МЧД и интеграции просто начнёт задерживать чужие перевозки.

Что компаниям нужно сделать сейчас

Оптимальная подготовка выглядит следующим образом.

1. Определить перевозки, где возникает договор перевозки.

Отдельно выделить перевозки собственным транспортом.

2. Выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД.

Проверить стоимость, интеграцию, мобильное приложение и роуминг.

3. Назначить ответственных.

Кто оформляет Т1, кто работает на складе, кто принимает груз.

4. Настроить электронные подписи и МЧД.

Не оставлять подписание только на генеральном директоре.

5. Подключить водителей.

Выдать приложение и инструкции.

6. Проверить контрагентов.

Особенно крупных клиентов и склады грузополучателей.

7. Провести несколько реальных перевозок.

Лучше обнаружить проблему сейчас, пока действует адаптационный режим.

FAQ по ЭТрН

С какой даты ЭТрН обязательна?

С 1 сентября 2026 года.

Можно ли до марта 2027 года продолжать работать только на бумаге?

Формально нет. Обязанность электронного оформления уже действует. До 1 марта 2027 года действует нештрафуемый адаптационный режим при предъявлении бумаги вместо обязательного электронного документа.

Нужно ли регистрироваться непосредственно в ГИС ЭПД?

Нет. Бизнес работает через аккредитованного оператора ИС ЭПД.

Кто создаёт ЭТрН?

Если договором перевозки не предусмотрено иное, её формирует грузоотправитель.

Кто подписывает ЭТрН?

В стандартной перевозке грузоотправитель оформляет первый обязательный файл, перевозчик — приём груза, грузополучатель — приёмку, перевозчик — выдачу и завершение перевозки.

Нужна ли ЭТрН, если везём собственный товар своим автомобилем?

Нет, если не возникает договор перевозки груза.

Нужна ли ЭТрН при доставке сторонней транспортной компанией?

По общему правилу да, если заключён договор перевозки и ситуация не входит в предусмотренный Минтрансом перечень исключений.

Можно ли оформить одну ЭТрН на несколько партий?

Да, если они перевозятся одним транспортным средством от одного грузоотправителя одному грузополучателю из одного места погрузки в одно место выгрузки.

Что делать при замене машины?

Если перевозчик остаётся тем же, новую ЭТрН создавать не нужно. Изменение транспортного средства отражается в существующем электронном документе.

Что делать при недостаче?

Грузополучатель должен указать фактические данные и замечания при оформлении своей части документа.

Можно ли исправить ошибку?

Предусмотрена возможность корректировки, кроме сведений, изменение которых запрещено. Просто удалить принятую ГИС ЭПД накладную нельзя.

Нужно ли водителю распечатывать ЭТрН?

Для самой электронной транспортной накладной бумажный оригинал не является основным документом. Водитель должен иметь возможность предъявить электронные сведения, в том числе QR-код.

Где посмотреть операторов ЭТрН?

В официальном реестре операторов ИС ЭПД Минтранса России и на сайте ФНС.

Нормативная база

При подготовке материала использованы действующие на 30 сентября 2026 года положения и официальные разъяснения:

• Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ;
• Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
• Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931;
• Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200;
• Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 в действующей редакции;
• Приказ Минтранса России от 02.09.2026 № 391;
• Приказ ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@;
• официальные разъяснения Минтранса России и ФНС России по работе ГИС ЭПД.

Материал носит информационный характер. Для нестандартных схем перевозки — экспедиции, международных перевозок, каботажа, нескольких перевозчиков или специальных категорий грузов — порядок оформления следует дополнительно сверять с действующей редакцией законодательства и условиями конкретного договора.

Полезные ссылки

Подобрать контейнер в каталоге. Для организации контейнерной перевозки свяжитесь с Хаб Контейнер.

Официальные разъяснения: общие вопросы по ЭПД, автомобильные перевозки и ЭТрН, расширение исключений, адаптационный режим.